Naast de officiële regels die tijdens vergaderingen
gelden, zijn er ook nog ongeschreven regels. Welke officiële regels er zijn,
hangt af van het bedrijf waar de vergadering gehouden wordt. Maar welke
ongeschreven regels bijna altijd gelden, lees je hieronder:
- Stel je zelf als eerst de vraag of de vergadering echt nodig is? Een vergadering kost al snel één of twee uur, dus als het niet echt nodig is, laat de vergadering dan achterwege. Misschien is de vergadering wel per e-mail of telefoon af te handelen.
- Is de vergadering echt nodig, stel dan het doel ervan vast. Zo voorkom je dat je afdwaalt van het onderwerp en de vergadering uiteindelijk ergens anders over gaat. Het eind van de vergadering gaat in principe altijd gepaard met een actie of beslissing, en wie deze uitvoert en wanneer het uitgevoerd dient te zijn.
- Plan niet meer tijd in dan je nodig hebt. De meeste vergaderingen worden ingepland voor een uur, terwijl vaak een half uur meer dan genoeg is.
- Start de vergadering ook echt op het afgesproken tijdstip, en ga niet eerst nog een kwartier gezellig kletsen met iedereen. Wacht ook niet tot iedereen binnen is gekomen.
- Zorg dat de vergadering op tijd is afgerond.
- Bij het boeken van een vergadering moet je alleen de mensen uitnodigen die echt nodig zijn. Hoe meer mensen er deelnemen, hoe meer men door elkaar gaat praten en hoe minder er dus wordt besproken.
- Zorg dat er vaststaat wie de leider van de vergadering is, de zogenoemde voorzitter.
- Reserveer een aantal minuten in het begin van de vergadering voor koetjes en kalfjes.
- Als men iets moet lezen voor aanvang van de vergadering, mail het stuk dan minimaal drie uur vooraf, het liefst al minimaal een dag eerder. Wanneer je het later stuurt, heeft bijna niemand de tijd gehad om het ook daadwerkelijk te lezen.
- Reserveer voor de vergadering een ruimte.
- Stel een agenda op voor de vergadering, en zorg dat iedereen die voor de vergadering heeft. Zo weet iedereen wat er op de planning staan, en kan men zich ook voorbereiden.
- Wil je de aandacht van de mensen behouden? Deel dan aan het begin van de vergadering GEEN dingen uit: mensen gaan dit altijd bekijken en zijn dan erg afgeleid.
- Tijdens de vergadering moet je niet naar je telefoon of mail kijken. Iedereen zal het doorhebben, en gaat vervolgens hetzelfde doen.
- Hou goed in de gaten welke actiepunten er aan bod komen en of deze daadwerkelijk besproken zijn. Maak na de vergadering een lijst van de actiepunten en mail die naar alle deelnemers. Vermeld er ook bij wie er verantwoordelijk is en wat de deadline van de actiepunten is.
- Wanneer je merkt dat iemand te veel praat, mag je die persoon vriendelijk de mond snoeren. Andere mensen moeten namelijk ook de mogelijkheid krijgen om aan het woord te komen. Ook is het slim om mensen die stil zijn te motiveren om ook iets bij te dragen .Vraag bijvoorbeeld wat die persoon over het onderwerp te zeggen heeft.
- Dwaalt het gesprek af? Zeg dit dan en zet de discussie weer op de rails.
- Duurt de vergadering meer dan een uur? Plan dan een of meer pauzes in en laat dit vooraf aan de deelnemers weten. Zo kunnen zij zich makkelijker focussen.
- Let op de lichaamstaal van de overige deelnemers. Door naar de lichaamstaal te kijken zie je goed of mensen zich vervelen of niet opletten. Dan is het misschien te langdradig en kan je beter overstappen op een ander onderwerp dat op de agenda staat.
- Wijs een notulist aan. Deze persoon maakt aantekeningen van de belangrijkste punten, en maakt hier achteraf een verslag van en stuurt deze naar de overige deelnemers.
- Staat de vergadering wekelijks of maandelijks op de agenda? Vraag je dan af of ze wel altijd nodig zijn. Ben je tevreden over hoe het bedrijf nu loopt, vraag je dan af of het wel nodig is om weer te vergaderen over dezelfde punten, terwijl er toch niets veranderd hoeft te worden.
- Stel je zelf als eerst de vraag of de vergadering echt nodig is? Een vergadering kost al snel één of twee uur, dus als het niet echt nodig is, laat de vergadering dan achterwege. Misschien is de vergadering wel per e-mail of telefoon af te handelen.
- Is de vergadering echt nodig, stel dan het doel ervan vast. Zo voorkom je dat je afdwaalt van het onderwerp en de vergadering uiteindelijk ergens anders over gaat. Het eind van de vergadering gaat in principe altijd gepaard met een actie of beslissing, en wie deze uitvoert en wanneer het uitgevoerd dient te zijn.
- Plan niet meer tijd in dan je nodig hebt. De meeste vergaderingen worden ingepland voor een uur, terwijl vaak een half uur meer dan genoeg is.
- Start de vergadering ook echt op het afgesproken tijdstip, en ga niet eerst nog een kwartier gezellig kletsen met iedereen. Wacht ook niet tot iedereen binnen is gekomen.
- Zorg dat de vergadering op tijd is afgerond.
- Bij het boeken van een vergadering moet je alleen de mensen uitnodigen die echt nodig zijn. Hoe meer mensen er deelnemen, hoe meer men door elkaar gaat praten en hoe minder er dus wordt besproken.
- Zorg dat er vaststaat wie de leider van de vergadering is, de zogenoemde voorzitter.
- Reserveer een aantal minuten in het begin van de vergadering voor koetjes en kalfjes.
- Als men iets moet lezen voor aanvang van de vergadering, mail het stuk dan minimaal drie uur vooraf, het liefst al minimaal een dag eerder. Wanneer je het later stuurt, heeft bijna niemand de tijd gehad om het ook daadwerkelijk te lezen.
- Reserveer voor de vergadering een ruimte.
- Stel een agenda op voor de vergadering, en zorg dat iedereen die voor de vergadering heeft. Zo weet iedereen wat er op de planning staan, en kan men zich ook voorbereiden.
- Wil je de aandacht van de mensen behouden? Deel dan aan het begin van de vergadering GEEN dingen uit: mensen gaan dit altijd bekijken en zijn dan erg afgeleid.
- Tijdens de vergadering moet je niet naar je telefoon of mail kijken. Iedereen zal het doorhebben, en gaat vervolgens hetzelfde doen.
- Hou goed in de gaten welke actiepunten er aan bod komen en of deze daadwerkelijk besproken zijn. Maak na de vergadering een lijst van de actiepunten en mail die naar alle deelnemers. Vermeld er ook bij wie er verantwoordelijk is en wat de deadline van de actiepunten is.
- Wanneer je merkt dat iemand te veel praat, mag je die persoon vriendelijk de mond snoeren. Andere mensen moeten namelijk ook de mogelijkheid krijgen om aan het woord te komen. Ook is het slim om mensen die stil zijn te motiveren om ook iets bij te dragen .Vraag bijvoorbeeld wat die persoon over het onderwerp te zeggen heeft.
- Dwaalt het gesprek af? Zeg dit dan en zet de discussie weer op de rails.
- Duurt de vergadering meer dan een uur? Plan dan een of meer pauzes in en laat dit vooraf aan de deelnemers weten. Zo kunnen zij zich makkelijker focussen.
- Let op de lichaamstaal van de overige deelnemers. Door naar de lichaamstaal te kijken zie je goed of mensen zich vervelen of niet opletten. Dan is het misschien te langdradig en kan je beter overstappen op een ander onderwerp dat op de agenda staat.
- Wijs een notulist aan. Deze persoon maakt aantekeningen van de belangrijkste punten, en maakt hier achteraf een verslag van en stuurt deze naar de overige deelnemers.
- Staat de vergadering wekelijks of maandelijks op de agenda? Vraag je dan af of ze wel altijd nodig zijn. Ben je tevreden over hoe het bedrijf nu loopt, vraag je dan af of het wel nodig is om weer te vergaderen over dezelfde punten, terwijl er toch niets veranderd hoeft te worden.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten